Văn bản này đóng vai trò thực thi “Quyền Xóa Dữ liệu” (Right to Erasure) theo quy định của pháp luật Việt Nam, tách biệt với hành động đóng băng tài khoản ứng dụng nêu ở Văn bản 2.
QUY TRÌNH VÀ HƯỚNG DẪN XÓA DỮ LIỆU CÁ NHÂN
CÔNG TY CỔ PHẦN GIAO DỊCH HÀNG HÓA Á CHÂU SPS
Tại SPS, chúng tôi thấu hiểu và tôn trọng sâu sắc quyền tự quyết đối với dữ liệu cá nhân của Quý khách theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP và Luật Bảo vệ Dữ liệu Cá nhân hiện hành. Việc vô hiệu hóa tài khoản ứng dụng chỉ ngăn chặn khả năng đăng nhập của Quý khách. Nếu Quý khách muốn tiến xa hơn, yêu cầu SPS thực hiện các biện pháp kỹ thuật để xóa bỏ không thể khôi phục (secure wipe) các dữ liệu cá nhân của mình khỏi hệ thống lưu trữ, vui lòng tham khảo và thực hiện theo quy trình nghiêm ngặt dưới đây.
Các Ngoại lệ Pháp lý về Lưu trữ Dữ liệu (Xin đọc kỹ trước khi yêu cầu)
Dữ liệu cá nhân không phải là một loại tài sản có thể bị xóa vô điều kiện trong lĩnh vực tài chính. Căn cứ theo quy định của pháp luật và cam kết bảo vệ dữ liệu , SPS sẽ từ chối thực hiện xóa dữ liệu, hoặc chỉ xóa một phần dữ liệu đối với các trường hợp sau:
- Dữ liệu Tuân thủ Phòng chống Rửa tiền (AML): Theo quy định của Ngân hàng Nhà nước và các luật liên quan đến tổ chức tín dụng/tài chính, hồ sơ định danh khách hàng (hình ảnh CCCD, chân dung) và lịch sử giao dịch nộp/rút tiền phải được lưu trữ tối thiểu 05 năm kể từ ngày chấm dứt quan hệ giao dịch.
- Dữ liệu Phục vụ Kiểm tra Giám sát: Lịch sử đặt lệnh, sửa lệnh, hủy lệnh và khớp lệnh của Quý khách được lưu trữ theo quy chế của Sở Giao dịch Hàng hóa Việt Nam (MXV) nhằm phục vụ công tác thanh tra thị trường định kỳ.
- Dữ liệu Phục vụ Tranh chấp: Các dữ liệu liên quan đến bằng chứng giao dịch trong trường hợp đang có khiếu nại, tranh chấp pháp lý hoặc điều tra của cơ quan công an sẽ bị đóng băng và không được phép xóa.
Các dữ liệu nằm ngoài các ngoại lệ trên (như địa chỉ IP truy cập, cookies, thông tin khảo sát sở thích đầu tư, hồ sơ thiết bị, và dữ liệu dùng cho mục đích tiếp thị) sẽ được xóa bỏ hoàn toàn khi có yêu cầu hợp lệ từ Quý khách.
Quy trình Thực thi Yêu cầu Xóa Dữ liệu
Việc xóa dữ liệu là một hành động phá hủy vĩnh viễn cấu trúc thông tin. Để phòng tránh các hành vi gian lận mạo danh nhằm phá hoại hồ sơ của khách hàng, SPS áp dụng một cơ chế xác thực danh tính vô cùng chặt chẽ. Khác với một số tổ chức như HCT Trading chỉ cho phép khách hàng đến trực tiếp chi nhánh để xóa dữ liệu , SPS cung cấp hai phương thức linh hoạt nhằm tối ưu trải nghiệm nhưng vẫn đảm bảo rào cản bảo mật tuyệt đối.
Phương thức 1: Giao dịch Trực tiếp tại Trụ sở (Đề xuất)
- Bước 1: Quý khách, với tư cách là chủ thể dữ liệu chính chủ, mang theo bản gốc Căn cước công dân (CCCD) còn hiệu lực (chính là giấy tờ đã dùng để đăng ký e-KYC mở tài khoản) đến trực tiếp trụ sở chính của chúng tôi tại địa chỉ: J16 – J17 Hùng Vương Nối Dài, Phường Long An, Tỉnh Tây Ninh, Việt Nam.
- Bước 2: Thời gian tiếp nhận giải quyết trong khung giờ hành chính: Sáng từ 8:30 – 11:30, Chiều từ 13:30 – 16:30.
- Bước 3: Quý khách điền và ký tươi vào “Biểu mẫu Yêu cầu Hủy và Xóa Dữ liệu Cá nhân”. Nhân viên tuân thủ của SPS sẽ tiếp nhận, đối chiếu khuôn mặt thực tế với thẻ CCCD, và tiến hành gửi lệnh xóa dữ liệu lên trung tâm dữ liệu máy chủ.
Phương thức 2: Xác thực Xóa dữ liệu Điện tử (E-KYC Verification)
Dành cho Quý khách không thể di chuyển đến Tây Ninh, quá trình này đòi hỏi sự xác thực đa yếu tố để loại trừ rủi ro mạo danh.
- Bước 1: Quý khách soạn một thư điện tử (email) và bắt buộc phải gửi từ chính địa chỉ email đã đăng ký tài khoản với SPS. Gửi thư đến hộp thư quản trị dữ liệu: info@sps360.vn.
- Bước 2: Tiêu đề thư ghi rõ: “Yêu cầu Thực thi Quyền Xóa Dữ liệu Cá nhân – [Họ và tên của Quý khách] -“.
- Bước 3: Trong nội dung thư, Quý khách đính kèm: (i) Hình ảnh chụp rõ nét 2 mặt của CCCD, và (ii) Một bức ảnh chụp chân dung Quý khách đang cầm thẻ CCCD cùng một tờ giấy ghi tay ngày tháng hiện tại (Liveness confirmation).
- Bước 4: Sau khi nhận được email hợp lệ, bộ phận Chăm sóc khách hàng sẽ chủ động gọi điện thoại qua đường dây nóng của công ty (02766296666 hoặc 0979899670) đến số điện thoại đã đăng ký của Quý khách để thực hiện quy trình Xác thực Giọng nói (Voice Verification).
- Bước 5: Sau khi hoàn tất đối chiếu sinh trắc học và giọng nói, hệ thống công nghệ thông tin của SPS sẽ tiến hành chạy thuật toán xóa vĩnh viễn các dữ liệu hợp lệ khỏi các cụm máy chủ và hệ thống sao lưu dự phòng (backup) trong vòng tối đa 72 giờ làm việc. Quý khách sẽ nhận được một thông báo xác nhận cuối cùng bằng văn bản qua email.
